Controle de Estoque: 5 Dicas para sua empresa não perder dinheiro

O que é Controle de Estoque? É o processo de garantir que a quantidade certa de produtos esteja disponível na empresa. É sem dúvida um dos ativos mais valiosos da organização. Mas a primeira pergunta provável que você está se fazendo é por onde começar esse controle? Vamos falar um pouco de organização para uma melhor gestão do saldo dos itens do seu estoque. Procure ser o mais organizado possível!

Em primeiro lugar, controle com rigor todas as entradas e saídas de mercadorias, nada de exceções ou deixar para lançar depois. Já em segundo lugar, identifique tudo, para então achar facilmente numa pesquisa futura. Crie códigos internos e/ou de barras, identificando as mercadorias. E por fim, em terceiro lugar, procure guarda-las em locais com organização lógica como numérica, alfabética, categorias e cores.

Registre com detalhes todas as mercadorias, conforme seu volume, em um programa de controle de estoque e vendas. Ou até mesmo no seu caderno preferido. Apesar dessa opção atender apenas uma empresa com poucos produtos no seu estoque. Uma sugestão intermediária seria o controle de estoque via planilha Excel.

Certamente sua contabilidade será muito importante para te auxiliar na classificação fiscal dos impostos, gerando economias tributárias e evitando futuras multas do governo. No entanto, veremos que não basta ela para nos auxiliar.

Além do código do produto e unidade de medida, é muito importante as empresas focarem nos códigos fiscais, como a Nomenclatura Comercial do Mercosul (NCM) e o Código Específico da Substituição Tributária (CEST).

O NCM será decisivo na definição da tributação normal ou de algum benefício tributário permitido pelo fisco. Já o CEST é a confirmação que o produto terá seu imposto recolhido anteriormente. Em caso de dúvidas fiscais, podemos consultar por exemplo, além do nosso contador, a nota fiscal de compra do nosso fornecedor e até mesmo o site da Receita.

Escolha o fornecedor não só pelo preço, mas por cumprir prazos e pelo mix de produtos. Ele precisa ser um parceiro para seu negócio e que ambos tenham um planejamento de relacionamento de longo prazo.

No entanto, caso sua empresa pense apenas na primeira compra, como foco apenas no preço, a médio e longo prazo ela perderá eficácia e terá mais gastos com reposição de estoques na troca de fornecedores.

Organize as compras em um calendário com datas para cada produto do seu controle de estoque. Defina uma quantidade ideal para cada item e seus respectivos saldos de estoque mínimo e máximo conforme projeções comerciais. Portanto, o estoque mínimo vai te permitir saber a data correta de reposição e o saldo máximo o limite para não estocar mercadoria sem necessidade, gerando prejuízo de estoque parado e riscos de perda ou quebra. Acima de tudo, evite ficar sem produto para vender e atender sempre seu cliente!

A Curva ABC é um método de categorização de produtos do seu controle de estoque, ou seja, ela mostra quais são as mercadorias mais importantes para a sua empresa. Entretanto, existem diversas maneiras de fazer essa conta. A grande maioria das empresas organizam suas listas por preço de custo, que vai mostrar os produtos de maior valor do estoque, ou por valor de venda, que indica os itens que mais impactam na receita para a empresa. Defina três percentuais para lhe auxiliar na análise, por exemplo: A = 70% / B = 20% / C = 10%.

Além de indicadores para lhe auxiliar na tomada de decisão, não esqueça do fator mais importante no controle de estoque: “Foco no relacionamento com o cliente”! O cliente só vai escolher a sua empresa pela agilidade se ela, de fato, for ágil. Não adianta ter muito estoque do que vende pouco. Da mesma forma, se não houver rotina de reposição com o que vende muito, vai faltar e o cliente provavelmente vai comprar do seu concorrente. Em suma, use sempre a Curva ABC para acompanhar o histórico de vendas do seu controle de estoque.

Um controle de estoque bem planejado contribui para a organização do capital de giro da empresa, porque diminui o desperdício e aumenta o controle das perdas ou extravios de mercadorias. Com entregas mais rápidas, o cliente fica mais satisfeito e a empresa vende mais. Em suma, quanto mais informação você tiver, melhor será para planejar promoções e barganhar com os fornecedores.

E para começar seu controle de estoque, a primeira etapa é o levantamento do Inventário. Faça o inventário com frequência, para garantir que as informações colhidas pela sua equipe estejam corretas.